PREMESSA: Oggi il traffico di email è massiccio, e ogni messaggio superfluo rallenta le risposte a quelli necessari e urgenti. Quindi, oltre a non aspettarvi una risposta immediata, ricordatevi che un docente può trovarsi a smistare decine di messaggi al giorno.
NECESSITÀ. Accertatevi bene che l'email sia davvero il modo migliore per trovare risposta alla vostra domanda e che il destinatario sia la persona competente per il vostro problema.
PRIMA DI SCRIVERE consultate preliminarmente e molto attentamente le pagine web dell'università: solo se l'informazione che cercate non è disponibile, allora procedete a contattare il docente.
SUPERFLUO? Non chiedete conferma di informazioni già annunciate da altri fonti ufficiali. Se si dice che il docente riceve martedì alle 12, non scrivetegli per chiedere se è proprio così...
OGGETTO. Delle parole chiave nell'oggetto del messaggio ("Esame Lingua 3", "Erasmus", "Appuntamento", ecc.) sono il modo migliore di annunciare la vostra richiesta.
TONO. Non siate né troppo formali e cerimoniosi (Egregio Professore, mi permetto di disturbarLa....), né troppo informali (Salve Prof!). "Gentile Professore/ssa" è la forma più adatta.
LUNGHEZZA Siate sintetici: poche, chiare righe sono quello che basta a comunicare la richiesta. In caso di approfondimenti sarà il docente a richiedere l'invio di chiarimenti o materiali.
PRESENTAZIONE. Anche se non è sempre necessario, è sempre utile presentarsi con nome e cognome, numero di matricola, e il corso che state seguendo.
FIRMA. Firmatevi sempre con nome e cognome (Silvana Bresolin) e mai viceversa (Bresolin Silvana). La forma cognome-nome è una brutta abitudine burocratica italiana.
RISPOSTA. Aspettatevi una risposta sintetica e senza troppe formalità: Il modo migliore che il docente ha di aiutarvi è rispondere presto e velocemente a tutti.
INFINE: Evitate di scrivere nel week end e, se proprio lo volete fare, non aspettatevi una risposta prima del lunedì. Anche i docenti hanno diritto a un po' di riposo.
