Trasferte

Che cos’è la trasferta

Per 'trasferta' si intende lo svolgimento di un’attività di formazione, attinente al percorso della Scuola di specializzazione di iscrizione, nell’ambito del territorio nazionale o estero, al di fuori della propria sede istituzionale di formazione, nell’interesse dell’Università di Bologna. Per potersi recare in trasferta e per svolgere l’attività di formazione (anche online) è necessario richiedere la preventiva autorizzazione compilando la richiesta nell’applicativo 'U-Web Missioni'. L’accesso è possibile con le credenziali @unibo.it

Chi autorizza la trasferta

Le trasferte devono essere autorizzate preventivamente dal Direttore della Scuola di Specializzazione, responsabile dei fondi sui quali gravano le spese. L’autorizzazione attesta che l’attività formativa prevista nel periodo indicato è pertinente all’attività didattica della Scuola. L’istanza di autorizzazione deve individuare l’ammontare presunto delle spese complessive da contabilizzare, imputando il costo su “fondi di progetto” e selezionando il nome del Responsabile del fondo (Direttore della Scuola)

Cosa viene rimborsato

Per richiedere i rimborsi delle spese nei limiti dei massimali indicati nel 'Regolamento delle missioni, mobilità intra-ateneo e trasferte' gli specializzandi autorizzati a recarsi in trasferta sono tenuti a inserire in U-Web Missioni la scansione dei documenti contabili relativi alle spese sostenute. Già durante la trasferta è possibile inserire progressivamente gli atti contabili (scontrini, biglietti, fatture, ricevute) in ordine giornaliero. Solo al termine della trasferta, sarà necessario inoltrare via web la richiesta completa di rimborso.

Dematerializzazione giustificativi di spesa

I giustificativi di spesa (fatture, ricevute, biglietti, scontrini completi di tutti gli elementi), scansionati o fotografati, devono essere allegati direttamente nell’applicativo U Web Missioni per il rimborso, senza più la necessità di consegnarli in formato cartaceo. I giustificativi caricati devono essere integri e chiaramente leggibili. Dopo le verifiche dell’ufficio competente e la firma del responsabile, il documento viene protocollato in automatico e trasferito in conservatoria.

Al richiedente viene notificato, tramite e-mail, che al perfezionamento del procedimento potrà distruggere i giustificativi cartacei sostituiti dagli esemplari dematerializzati.

I giustificativi sono tipicamente dematerializzabili per le trasferte aventi destinazione in Italia, nei paesi dell’Unione Europea ed extra UE con i quali l’Italia ha accordi di reciproca assistenza in materia fiscale. Quando la trasferta ha come destinazione uno degli Stati con i quali l’Italia non ha un accordo di cooperazione ai fini fiscali (c.d. paesi in black list) resta la consegna cartacea dei giustificativi. L’elenco di questi paesi sarà periodicamente aggiornato a cura degli uffici dell’Amministrazione Generale.

Si sottolinea l’obbligatorietà di caricare giustificativi di spesa che siano completi di tutti gli elementi previsti dalla normativa generale e dal Regolamento missioni, mobilità intra-ateneo e trasferte pena la non rimborsabilità, senza alcuna eccezione.

In particolare, si evidenzia che per ottenere il rimborso delle spese di taxi, debitamente autorizzato, occorre che le ricevute allegate nell’applicativo contengano inderogabilmente la data, il tragitto, l’importo pagato e la firma del vettore/gestore del servizio.

Analogamente, per tutte le spese per le quali il Regolamento stabilisce che per ottenere il rimborso bisogna presentare i preventivi di comparazione, fatti contestualmente all’acquisto del servizio, questi devono essere obbligatoriamente allegati.

E’ prevista comunque la necessità per gli uffici di procedere a una verifica a campione della documentazione allegata; per queste posizioni verrà richiesta anche la consegna dei giustificativi cartacei. La verifica ha per oggetto l’integrità e la congruenza tra i giustificativi caricati in U Web Missioni e quanto effettivamente in possesso del richiedente.